Workflows
Rolgebaseerde workflows maken het eenvoudig voor medewerkers om snel alle instructies te vinden die voor het uitvoeren van hun functie van belang zijn.
1. Nieuwe Workflow maken
1. Ga via het hamburgermenu naar het onderdeel Workflows.
2. Selecteer het juiste project
3. Klik op het + icoon.
2
3
2
3
Tab Algemeen
De nieuwe Workflow opent altijd op de tab Algemeen. Hier vul je de basisinformatie van de Workflow in.
1. Typ onder Titel de naam van de Workflow. Deze naam is zichtbaar voor de medewerkers.
2. De Toelichting hoef je niet in te vullen. Deze is alleen zichtbaar voor auteurs.
3. De publicatie status geeft aan of alle medewerkers de Workflow kunnen zien of alleen auteurs. Niet gepubliceerde Workflows zijn alleen voor auteurs zichtbaar. Nadat je volledig klaar bent met bewerken en een Workflow gereed is om door de medewerkers te worden gebruikt, dan wijzig je de Publicatie status naar Gepubliceerd.
4. De overige velden zijn automatisch ingevuld. Deze hoef je niet te wijzigen.
Tab Details
Standaard is een nieuwe Workflow leeg. Een Workflow bestaat uit Onderwerpen (Hoofdstukken) en Taken (Gidsen/contentitems). Bedenk hoofdstuktitels die een logische weergave zijn van de onderwerpen waar je meer over gaat leren. Via het + icoon voeg je een nieuw hoofdstuk toe.
Vervolgens koppel je gidsen (Taken) aan het hoofdstuk (Onderwerp). Een gids kan elk contentitem zijn dat in Permento beschikbaar is.
Indien een gids nog niet bestaat, dan kun je eerst alle beschikbare gidsen koppelen aan de hoofdstukken. De nog ontbrekende gidsen kunnen op een later moment worden toegevoegd.
Met een Workflow kun je het volledige werkproces in instructievorm aanbieden. In de praktijk kan een werkproces applicatie-overstijgend zijn. In een Workflow kun je daarom instructies over verschillende applicaties toevoegen.
Tekstfragmenten, afbeeldingen en url's kunnen wel direct worden toegevoegd taak zonder dat hiervoor een gids benodigd is.
Voeg (nieuwe) onderwerpen/hoofdstukken toe, verander de volgorde en pas namen aan indien nodig.
Selecteer links het onderwerp. Klik daarna op het type instructie dat je wilt toevoegen.
Je kunt ook een alinea vrije tekst toevoegen. Bijv. om toelichtingen te geven in het Leerplan.
Om een gids te koppelen klik je onder Taken eerst op het type gids dat je onder het geselecteerde onderwerp/hoofdstuk wilt koppelen.
Een zoekscherm wordt geopend.
Taak zoeken en koppelen
1. Zoek op titel naar de juiste gids
2. Selecteer de gids die je wilt toevoegen
3. Zodra je de gids selecteert, wordt de titel van de gids overgenomen bij Titel van de taak bovenin. Deze naam kan handmatig nog gewijzigd worden. Hiermee wijzig je niet echt de titel van de gids maar wel de titel die getoond wordt in het Leerplan.
4. Klik op TOEVOEGEN.
Stel het Workflow samen
Op deze wijze stel je de Workflow samen.
2. Bestaande Workflow bewerken
1. Ga via het hamburgermenu naar het onderdeel Workflows
2. Selecteer het juiste project
3. Zoek de Workflow die je wilt aanpassen. Selecteer deze door in het aanvinkvak te klikken.
4. Klik vervolgens op het potlood icoon. De workflow wordt gedownload om te kunnen bewerken.
3. Workflow uploaden
Als je klaar bent, ga dan naar de tab Algemeen.
Als de Workflow gereed is en deze zichtbaar moet worden voor de medewerkers, selecteer dan bij de Publicatie status Gepubliceerd.
Als de Workflow nog niet gereed is, dan kun je deze later bewerken. Controleer of de Publicatie status Niet gepubliceerd is.
Klik vervolgens rechts bovenin op de knop Workflow Uploaden.
1. Er opent een Windows dialoogvenster. Overschrijf het eerdere bestand dat je hebt opgeslagen.
2. De gids wordt geüpload.
3. Je krijgt de vraag of je nog informatie wenst mee te geven aan de versie van de gids. Dit hoef je niet te doen.
4. Heb je een gids al eerder een keer geüpload, dan krijg je de vraag of je een nieuwe versie wilt opslaan, of dat je de huidige versie wilt overschrijven. Alleen als je een eerdere versie in zijn oorspronkelijke vorm wilt behouden, dan kies je voor het aanmaken van een nieuwe versie.
Versiebeheer
Door middel van versiebeheer kun je altijd eerdere versies terugzetten. Zorg er daarom voor dat je niet teveel versies aanmaakt, anders weet je niet welke versie je terug moet zetten. De extra informatie die je aan een upload meegeeft, zorgt ervoor dat je makkelijker een oude versie kunt terugzetten op basis van je eigen aantekeningen.
4. Status voortgang Workflow
Van Workflows is geen voortgangsstatus beschikbaar. Workflows zijn alleen bedoeld om de leer- en hulpcontent in een logische wijze aan te bieden, in lijn met de werkzaamheden van de medewerkers. Dit versimpeld het vinden van content. Het dient geen formeel leerproces.